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Dokument einrichten

Zu den ersten Schritten vor dem eigentlichen Schreiben gehört auch das Einrichten des Dokuments im Textverarbeitungsprogramm. Die hier beschriebenen Schritte orientieren sich an Microsoft Word der Version 2013. Frühere Versionen und Alternativen wie OpenOffice haben aber zum Glück die gleichen Funktionen – wenn auch vielleicht an anderer Stelle im Programm.



Seitenränder

Seitenränder, Kopfsteg, Fußsteg, Innensteg, Außensteg, Kopfzeile, Fußzeile

Die meisten Gestaltungsrichtlinien der Universitäten, Fachhochschulen und Verläge geben Breite und Höhe der Seitenränder vor. Seitenränder werden auch Stege genannt und manchmal durch nur vage Angaben der Hochschulen vorgegeben.
– Oberer und unterer Seitenrand entsprechen Kopf- bzw. Fußsteg.
– Linker und rechter Seitenrand entsprechen Innen- bzw. Außensteg.
– Ein „Heftrand links“ ist 2,5 cm breit.
– Ein „Viertel Rand rechts“ ist zu Korrekturzwecken ganze 5,25 cm breit.

Auch wenn ein viel zu breiter Korrekturrand das Seitenlayout stört, ist er natürlich dennoch einzuhalten. In Microsoft Word können diese Einstellungen im Seitenlayout-Bereich vorgenommen werden.

Der Bundsteg ist ein für eine Bindung fest reservierter Teil der Seite, der zusätzlich zum Innensteg nicht für den Satzspiegel zur Verfügung steht. In den meisten Gestaltungsvorgaben geht der Bundsteg in der Angabe für den linken Seitenrand auf und bleibt daher im Textverarbeitungsprogramm bei den voreingestellten 0 cm.

Im Dialogfenster „Seite einrichten“ (unter „Benutzerdefinierte Seitenränder...“) findet sich auch die Option „Gegenüberliegende Seiten“ für den beidseitigen Druck einer mehrseitigen Arbeit. Diese Einstellung ist für eine zu bindende Arbeit sehr zu empfehlen, da es diese in Buchform sehr viel professioneller aussehen lässt! Die Einstellungen der linken und rechten Seitenränder ändern sich dann selbsterklärend in Angaben für den inneren und äußeren Abstand.

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Kopf- und Fußzeile

Die Kopfzeile ist der Bereich zwischen oberem Seitenrand und Haupttext (Satzspiegel) – die Fußzeile zwischen Satzspiegel und unterem Seitenrand. Da meistens eine Überschrift zur schnellen Orientierung in der Kopfzeile und Seitenzahlen in der Fußzeile stehen, sollte auch der Abstand zwischen Kopf- und Fußzeileninhalt zum Haupttext überprüft werden. Die Angaben unter „Kopfzeile von oben“ bzw. „Fußzeile von unten“ beeinflussen diesen.

In der Kopfzeile kann die Kapitelüberschrift über ein Funktionsfeld eingefügt werden

Die Seitennummerierung durch Seitenzahlen findet typischerweise in der Fußzeile Platz. In der Kopfzeile wird oft die Kapitelüberschrift des jeweiligen Haupttextes wiedergegeben. Dies erreicht man in Word durch das Einfügen eines Funktionsfelds direkt in der Kopfzeile: Einfügen → Schnellbausteine → Feld. In diesem Dialogfenster findet man das Feld StyleRef mit einer Liste der im Dokument verwendeten Formatvorlagen: Überschrift 1 auswählen und bestätigen.

In der weiteren Gestaltung der Kopf- und Fußzeile wird der Autor durch die Fakultät nur selten eingeschränkt; zum Beispiel ist das Einfügen einer dünnen Linien unterhalb der Kopfzeile beliebt und hebt diese Zeile nochmal mehr vom Haupttext ab.

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Seitenzahlen

Für Seitenzahlen ist ein Abschnittsumbruch nach dem Deckblatt und vor dem Hauptteil notwendig. Inhaltsverzeichnis und andere vorstehenden Seiten werden mit römischen Seitenzahlen paginiert; der Hauptteil mit arabischen Seitenzahlen.

Jede Seite, auch das Deckblatt, wird für die Seitenzählung berücksichtigt. Die sichtbare Seitennummerierung beginnt jedoch erst auf der Seite nach dem Deckblatt (mit II) und endet auf der letzten Seite der Arbeit. Mit dem simplen Einfügen von Seitenzahlen ist es also leider nicht getan. Es wird zudem in römische und arabische Seitenzahlen unterschieden!

römische Seitenzahlen im vorstehenden Teil

Vor dem Hauptteil der Arbeit stehen immer ein Inhaltsverzeichnis und je nach Bedarf Vortexte (z. B. Vorwort, Widmung oder Sperrvermerk bei Verwendung vertraulicher Quellen), Abkürzungs-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnisse. All diese vorhergehenden Seiten werden mit römischen Seitenzahlen versehen.

Abschnittsumbruch: Um die Seitenzahlen unterschiedlich zu gestalten, muss ein sogenannter Abschnittsumbruch eingefügt werden. Am Ende der letzten Seite vor dem Hauptteil wird dieser über Seitenlayout → Umbrüche → Nächste Seite eingefügt. Seitenzahlen einfügen: Nun können im ersten Abschnitt über Einfügen → Seitenzahl → Seitenende → Einfache Zahl 3 die Zahlen in die Fußnote eingefügt werden. Anschließend noch über Einfügen → Seitenzahl → Seitenzahlen formatieren römische Zahlen auswählen und bei Bedarf im Feld Beginnen bei eine höhere Zahl angeben.

Die Seitenzahlen eines Buches beginnen auf der rechten, inneren Seite mit einer ungeraden Zahl (3). Das gilt auch für eine beidseitig gedruckte und gebundene wissenschaftliche Arbeit! Die Nummerierung beginnt hier somit auf der dritten Seite mit III.

arabische Seitenzahlen im inhaltlichen Hauptteil

Für den Hauptteil, bei klassischem Aufbau also ab der inhaltlichen Einleitung, werden die Schritte zum Einfügen der Seitenzahlen mit arabischen Zahlen im zweiten Abschnitt hinter dem Abschnittsumbruch wiederholt. Die Paginierung mit arabischen Zahlen beginnt hier neu bei 1 und setzt sich auch im Quellenverzeichnis fort. Für die Seitenzählung ist vor dem Quellenverzeichnis kein Abschnittsumbruch notwendig.

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Gliederung

Eine Arbeit sollte mit Hilfe aussagekräftiger Überschriften in eine nachvollziehbare Struktur verschiedener Ebenen gegliedert sein. Für diesen Zweck gibt es zwei unterschiedliche Gliederungsarten.

Eine Arbeit kann mit einer dezimalen oder alphanummerischen Gliederung strukturiert werden

Eine Mischung von dezimaler und alphanummerischer Gliederung (1.1.a) ist nicht zulässig!

Kein Unterabschnitt darf alleine stehen! Auf .1 muss mindestens .2 folgen. Das gilt für beide Gliederungsformen entsprechend.

Nummeriert werden übrigens nur Überschriften im inhaltlichen Hauptteil. Die Überschriften wie Vorwort, Inhaltsverzeichnis, Quellenverzeichnis werden zwar als Überschrift 1 formatiert, damit sie im generierten Inhaltsverzeichnis geführt werden, jedoch die Nummerierung mit der Rücktaste manuell entfernt.

Dezimale Gliederung

Die dezimale Gliederung mit arabischen Zahlen hat sich für die meisten Studienfächer durchgesetzt. Je Gliederungsebene kommt eine Ziffer nach einem Punkt hinzu: 1 für Kapitelüberschriften; 1.1 für die zweite Gliederungsebene; 1.1.1 für die dritte; usw.

Nach der letzten Ziffer, egal auf welcher Ebene, wird kein Punkt gesetzt!

Eine Untergliederung ist beliebig weit möglich. Jedoch sollte man überdenken, ob eine weitere Gliederungsebene nach der vierten überhaupt noch Sinn macht. Denn ist das Inhaltsverzeichnis entsprechend lang und überfüllt, bewirkt dies das Gegenteil einer nachvollziehbaren, guten Struktur.

Alphanummerische Gliederung

Die alphanummerische Gliederung ist heute fast nur noch in juristischen Texten üblich und selbst dort i. d. R. nicht verpflichtend. Jedoch sind diese Texte häufig sehr tief gegliedert, worin der Vorteil des alphanummerischen Prinzips liegt: Anstelle einer Ebenenaufzählung wie beim dezimalen Prinzip wird hier jede Gliederungsebene nur mit der jeweiligen Zahl oder Buchstabe angeführt.

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Formatvorlagen einrichten

Formatvorlagen erleichtern den Umgang mit längeren Texten in der Textverarbeitung enorm und dennoch sind sie bei vielen immer noch unbekannt oder zumindest kaum genutzt. Dabei ist der Umgang mit vordefinierten Formaten sehr simpel.


Die Verwendung von Formatvorlagen erleichtert den Umgang mit Formaten

Der große Vorteil ist, dass alle Vorlagen jederzeit bearbeitet werden können und alle Absätze oder Textabschnitte sofort korrekt aktualisiert werden. Niemand muss ein Dokument von oben nach unten durchgehen, um das Erscheinungbild von z. B. Überschriften nachträglich einzeln zu ändern.

Formatvorlage Standard

Fast alle Formatvorlagen basieren auf den Einstellungen der Standard-Formatvorlage. Diese Vorlage gibt vor, wie der tatsächliche Seitentext formatiert wird. Üblicherweise wird hier mindestens Schriftart, -größe und -farbe, Zeilenabstand und Absatzausrichtung definiert und auf die Vorgaben der jeweiligen Fakultät gebracht.

Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 usw.

Die vordefinierten Überschriftenvorlagen Überschrift 1, 2, 3 usw. haben eine jeweilige Ebene hinterlegt, die sich im automatisch generierten Inhaltsverzeichnis wiederspiegelt. Daher sollten alle Überschriften-Vorlagen richtig definiert werden.
– Die Option Nicht vom nächsten Absatz trennen sollte für alle Überschriften-Formatvorlagen aktiviert sein. Damit wird vermieden, dass eine Überschrift am Seitenende alleine steht, wenn der eigentliche Inhalt dazu auf der Folgeseite landet.
– Überschriften sind i. d. R. nummeriert. Siehe hierzu die Ausführungen unter „Gliederung“.
– Eine Überschrift kann zur Abhebung vom Haupttext eine andere Schriftart oder -farbe haben.
Überschrift 1 hat die höchste Schriftgröße. Ab Überschrift 3 sollte der Schriftgrad nicht mehr niedriger werden und sowieso nie kleiner als der Haupttext sein.

Formatvorlagen Kopfzeile und Fußzeile

Eigentlich selbsterklärend sollten in diesen beiden Formatvorlagen die Anforderungen der Hochschule eingebracht werden. Meistens ist der Text in Kopf- und Fußzeile optisch geringfügig anders, insbesondere kleiner, als der Haupttext.

Formatvorlage für Textentwürfe oder Stichpunkte

Bevor ein Text seine inhaltlich finale Form annimmt, schreiben viele Autoren einfach mal wild drauf los und schreiben sinnvolle Stichpunkte und Gedankenanstöße direkt ins Dokument. Wer nun aber auch mal im Dokument hin und her springt riskiert, dass eine unfertige Stelle nicht mehr vom Haupttext zu unterscheiden ist. Hierzu empfehle ich eine eigene Formatvorlage, die einen unfertigen Absatz auffällig einfärbt und markiert.

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